Ha telepítettük a Corel Versions segédprogramot, lehetőségünk van a dokumentumaink egyes változatainak archiválására. A Corel Versions használatának az előnye, hogy elmenthetjük a dokumentumaink korábbi verzióit (pl. a készítésének különböző fázisait), s mindezt anélkül, hogy külön fájlokat kellene létrehoznunk, sok lemezhelyet pazarolva ezzel.

Az archiválás nem automatikus folyamat, a dokumentum elkészítésének különböző fázisaiban magunknak kell arról gondoskodnunk. Érdemes archiválnunk minden olyan változatot, amely később újabb munkák alapjául szolgálhat, ill. azokat a változatokat, amik után nehezen visszavonható változtatásokat kívánunk végrehajtani.

Az archiválás során készíthetünk átmeneti és végleges változatokat. Az átmeneti változatok törlődnek, amint a változatok száma eléri a programban meghatározott maximumot. A végleges változatok megőrződnek, míg ki nem töröljük azokat.

A Corel Versions segédprogramban meghatározhatjuk, hogy a program hol tárolja az archivált fájlokat. Ha töröljük ezt a mappát, az archivált fájlok is törlődnek, ezért legyünk nagyon körültekintőek a könyvtár kiválasztását és a későbbi kezelését illetőleg. Lehetőségünk van arra is, hogy az archivált fájlokat ugyanabba a könyvtárba helyezzük, mint ahol az eredeti fájl található, ilyenkor az archivált fájlok nem egy könyvtárba kerülnek.

Az archivált fájlok kiterjesztése CV. A fájlok nevét a CorelDRAW automatikusan generálja az archiválandó CDR fájl nevéből, valamint annak elérési útjából (a speciális karaktereket a $ karakterrel helyettesíti). Például a C: meghajtón a MUNKA mappában található PRÓBA.CDR fájlból készített archív fájl neve C$$MUNKA$PRÓBA$CDR.CV lesz.

A CorelDRAW-ban a fájlok archiválására a File (Fájl) menü Version Control (Verzió ellenőrzés) parancsa szolgál, amely egy almenüt nyit meg. Ez az almenü szolgál az egyes változatok elmentésére, valamint a változatok visszatöltésére.

A Corel Versions csak akkor használható, ha a CorelDRAW telepítésénél ezt a segédprogramot is kiválasztottuk. Ha nem találjuk a File (Fájl) menüben a Version Control (Verzió Ellenőrzés) parancsot, akkor indítsuk el a telepítőt, és végezzük el a Corel Versions telepítését.

A CorelDRAW telepítőprogramja elhelyezi a Corel Versions ikonját a Windows 95 (ill. a Windows NT) vezérlőpultjában. Ezzel az ikonnal megnyithatunk egy ablakot, melyben a Corel Versions konfigurálását lehet elvégezni. A Corel Versions csak akkor működőképes, ha engedélyezzük a működését, azaz ha a vezérlőpultban megnyitható ablakban kiválasztottuk az Enable Version Control (Verzió ellenőrzés engedélyezése) választómező.

A dokumentum aktuális változatának archiválásához mentsük el a dokumentumot, majd válasszuk a Version Control (Verzió ellenőrzés) almenüből az Archive Document (Dokumentum archiválása) parancsot.

Ha azt szeretnénk, hogy az első változat végleges (tehát ne átmeneti) változat legyen, akkor kattintsunk a Make first version permanent (Az első változat véglegessé tétele) választómezőbe. Az átmeneti változatokat a program a maximum elérése után törli, a végleges változatokat viszont megtartja.

Kattintsunk a Use Compression (Tömörítés) választómezőbe, ha nem kívánjuk tömöríteni az egyes változatokat. A tömörítés alkalmazásával az archiválás ideje növekszik, de nagyon sok helyet tudunk megspórolni, ezért célszerű azt bekapcsolva hagyni.

Ha azt szeretnénk, hogy az archivált fájlok az általunk megadott könyvtárba kerüljenek a dokumentum eredeti könyvtára helyett, kattintsunk a Save versions to single location (Változatok mentése a megadott helyre) választómezőbe. Ezt az opciót akkor célszerű kiválasztani, ha azt szeretnénk, hogy minden archivált dokumentumunk egy mappába kerüljön.

Azt, hogy hová mentse a program az archivált dokumentumokat, a vezérlőpultban, a Corel Versions gomb hatására megnyíló ablakban tudjuk megadni. Ehhez nyissuk meg a Vezérlőpultot (Control Panel) és kattintsunk duplán a Corel Versions gombra. Kattintsunk ezután a Browse (Tallóz) gombra és válasszuk ki a megfelelő könyvtárat.

A Maximum number of temporary versions (Átmeneti változatok maximális száma) mezőben azt tudjuk megadni, hogy hány átmeneti verziót tároljon a program. Ha az archiválás során elérjük ezt a számot, az átmeneti változatok az újabb változatok archiválásakor egymás után törlődnek.

Ha végeztünk az archiválás paramétereinek a beállításával, nyomjuk meg az OK gombot. Ekkor a program elvégzi a dokumentum archiválását.

Ha nem az első alkalommal archiváljuk a dokumentumot, nem az imént látott párbeszédablak fog megjelenni, mivel a program a továbbiakban az első alkalommal beállított paramétereket veszi alapul. A megjelenő párbeszédablakban csupán azt tudjuk megadni, hogy az aktuális változat átmeneti vagy végleges változat-e, valamint egy rövid leírást mellékelhetünk az archiválandó változat mellé. A végleges változatok esetében kattintsunk a Permanent (Végleges) választómezőbe. A leírást a Comment (Megjegyzés) mezőbe gépelhetjük be.

A dokumentum előző változatának a visszatöltése két módon történhet. Visszatölthetjük az aktuális, éppen látható dokumentum előző változatainak egyikét, illetve egy másik munka archivált változatainak egyikét.

Az aktuális dokumentum archivált verzióinak megtekintéséhez válasszuk a Version Control (Verzió ellenőrzés) almenüből a Retrieve From Current Archive (Visszatöltés az aktuális archívumból) parancsot. A parancs hatására megjelenik a Retrieve Version (Változat visszatöltése) ablak, amelyben megtekinthetjük a dokumentum eddig archivált változatait. A listában látható, hogy mely változatok véglegesek. Ezek mellett a Permanent (Végleges) mezőben egy pipa látható. Megnézhetjük ezen kívül az archiválás dátumát és idejét, az archiváló nevét, valamint a változatokhoz fűzött megjegyzéseket. Az első változathoz nem az archiválás során fűzhettünk megjegyzést, ennél az Initial Version (Kezdeti állapot) megjegyzés szerepel a Comment (Megjegyzés) mezőben.

Ha vissza szeretnénk tölteni a dokumentum egyik korábbi változatát, válasszuk ki azt a listából, majd kattintsunk a Retrieve (Visszaállítás) gombra. Ekkor a program betölti a kiválasztott változatot, de az eredeti (utolsó) változatot érintetlenül hagyja. Az új változat nevéhez a program egy számot ad, amely mutatja, hogy ez hányadik visszatöltött állapota a dokumentumnak. Például, ha a PRÓBA nevű dokumentumot archiváljuk, majd visszatöltjük egy korábbi változatát, a visszatöltött változat a PRÓBA2 nevet kapja, míg az utolsó változatot a program nem módosítja. Ha ismét visszatöltjük a PRÓBA dokumentum egyik változatát, a visszatöltött változat neve PRÓBA3 lesz.

Ha nem az aktuális dokumentum egyik változatát szeretnénk visszatölteni, az archív fájl megnyitásához válasszuk a Version Control (Verzió ellenőrzés) almenüből a Retrieve From Saved Archive (Visszatöltés mentett archívumból) parancsot. Ekkor megnyílik az Open Drawing (Rajz megnyitása) párbeszédablak, amelyben kiválaszthatjuk azt a dokumentumot, amelynek meg szeretnénk tekinteni az archivált változatait. A dokumentum kiválasztása után a Retrieve Version (Változat visszatöltése) ablak jelenik meg, amely az imént ismertetett módon használható.

A Corel Versions nem csak CorelDRAW dokumentumok archiválására használható, hanem bármilyen más fájl archiválására is, a program ugyanis a CorelDRAW telepítésekor beépül a Windows 95 (ill. Windows NT) Intézőjébe. A fájlok (vagy akár egész mappák) archiválásához kattintsunk az Intézőben (Explorer) a jobb egérgombbal az archiválandó fájlra, majd válasszuk a megjelenő úszómenüből a Corel Versions parancsot. A parancs almenüje ugyanúgy működik, mint a CorelDRAW Version Control (Verzió ellenőrzés) almenüje.