Amikor elkezdjük a munkát a CorelDRAW-val, érdemes kitalálni valamilyen rendszert a dokumentumaink rendezésére és nyilvántartására. A CorelDRAW is segítségünkre van ebben, hiszen lehetőségünk van arra, hogy minden dokumentumhoz mellékeljünk egy rövid ismertetőt, aminek alapján könnyen azonosíthatjuk a dokumentumot a későbbiekben, valamint kulcsszavakkal láthatjuk el a dokumentumokat, így a keresésük is könnyebbé válik.

Soha ne mentsük a dokumentumainkat a CorelDRAW mappájába. A CorelDRAW újratelepítésekor ill. törlésekor a mappa tartalma törlődik, így a fájljaink is elvesznek. Készítsünk inkább saját mappákat, és tároljuk ezekben a CorelDRAW állományainkat.

Megjegyzésekkel és kulcsszavakkal az első mentéskor láthatjuk el a dokumentumainkat. Ha megjegyzést szeretnénk hozzáfűzni a dokumentumhoz, válasszuk a File (Fájl) menü Save (Mentés) vagy Save As (Mentés másként) parancsát, majd a megjelenő Save Drawing (Rajz mentése) ablakban gépeljük be a megjegyzést a Notes (Jegyzet) mezőbe. A kulcsszavakat szintén a Save Drawing (Rajz mentése) ablakban, a Keywords (Kulcsszavak) mezőben adhatunk meg.

Ha egy olyan dokumentumot próbálunk megnyitni, amelyben olyan betűtípust használtak, ami nincs telepítve a rendszerünkön, megjelenik egy párbeszédablak, amely felsorolja a hiányzó betűtípusokat, és javaslatot tesz a helyettesítésükre.

A helyettesítésre két lehetőségünk van: ha rendelkezünk a megfelelő betűvel, de az nincs telepítve, akkor ideiglenesen telepíthetjük a betűtípust, vagy ha nem rendelkezünk ilyen betűtípussal, akkor helyettesíthetjük azt egy másik, hasonló betűtípussal.

A CorelDRAW programcsomaghoz tartozik egy betűtípus-kezelő program, melynek neve Bitstream Font Navigator. Ez a program képes helyettesíteni a Windows 95/NT vezérlőpultjából nyíló Fonts (Betűtípusok) ablakot. A Font Navigator-ral gyorsan, könnyen telepíthetünk bármilyen betűtípust, ami megtalálható a számítógépünk merevlemezén, és ráadásul a program szorosan együttműködik a CorelDRAW-val is. Ha nem telepítettük a Font Navigator-t, a CorelDRAW nem tudja, hogy hol keressen a merevlemezünkön betűtípus-fájlokat, ezért nem ajánlja fel azok ideiglenes betöltését. Ezzel szemben, ha telepítettük a Font Navigator-t és elvégeztük a konfigurálását is, akkor a CorelDRAW képes lesz arra, hogy betűtípusokat töltsön be a merevlemezről arra az időre, amíg a dokumentummal dolgozunk.

Ha telepítettük a Font Navigator-t és a hiányzó betűtípus megtalálható a merevlemezünkön, a CorelDRAW a Substituted Font (Helyettesítő betűtípus) mezőben mutatja annak a fájlnak a nevét, amit be fog tölteni a merevlemezről. Ez a funkció csak abban az esetben működik, ha az ablak alján kiválasztjuk az Install font (Betűtípus telepítése) opciót. Az ilyen módon telepített betűtípusok csak addig használhatók, amíg ki nem lépünk a CorelDRAW-ból.

Ha nem telepítettük a Font Navigator-t, vagy van olyan betűtípus telepítve a rendszerünkön, ami megfelel a hiányzó betűtípusnak (csak a neve más), akkor válasszuk a Use PANOSE Substitute (PANOSE helyettesítés használata) opciót. Ezzel a módszerrel a program képes a hiányzó betűtípusokat meglévőkkel helyettesíteni. Például, ha a dokumentumban a szövegek a Helvetica betűtípussal készültek, helyettesíthetjük azt a CorelDRAW-hoz mellékelt Swiss 721 betűtípussal. A helyettesítéshez válasszuk ki a listából a hiányzó betűtípus nevét, majd az ablak alján található lehulló listából a rendelkezésre álló betűtípusok közül azt, amelyik a legjobban hasonlít a hiányzó betűtípusra.