A nyomtatási előzetes ablaka lehetővé teszi számunkra, hogy megnézzük, hogyan nézne ki a dokumentum kinyomtatva. Ebben az ablakban megjelennek az oldalakon elhelyezett objektumok, a vágó- és illesztő jelek, a fájlinformációk, és minden egyéb objektum, ami a nyomtatott lapon is látszana. A nyomtatási előzetes a színkivonatok megtekintésére is használható.

A nyomtatási előzetes megnyitásához válasszuk a File (Fájl) menü Print Preview (Nyomtatási előzetes) parancsát. Ekkor megjelenik a nyomtatási előzetes ablaka, ami tulajdonképpen egy külön programrész: saját menüvel, saját eszköztárral és saját rajzablakkal rendelkezik.

A színkivonatok megtekintéséhez nyissuk meg a nyomtatási előzetes ablakát, majd válasszuk a View (Látvány) menü Preview Separations (Színkivonatok megtekintése) almenüjének Separations (Színkivonatok) parancsát. Ne feledjük, hogy csak akkor jelennek meg a színkivonatok a nyomtatási előzetesben, ha nyomtatás párbeszédablakában bekapcsoltuk a színbontást. A színkivonatok között a navigátorral, vagy a Page Up és Page Down billentyűkkel lépkedhetünk.

A bonyolultabb ábrák lassabban jelennek meg a nyomtatási előzetesben, különösen akkor, ha a színkivonatokat kívánjuk megtekinteni. Ilyenkor érdemes megváltoztatni a nyomtatási előzetes képminőségét, hogy ne kelljen túl sokat várakoznunk.

Ha csak az oldalak elhelyezkedésére, és a vágó- és illesztő jelek helyére vagyunk kíváncsiak, a dokumentum képének nem kell megjelennie a nyomtatási előzetesben. Ilyenkor akár ki is kapcsolhatjuk a kép megjelenítését. Ehhez válasszuk a nyomtatási előzetes ablakában a View (Látvány) menüből a Show Image (Kép mutatása) parancsot. Ha a parancs mellett nincs pipa, a dokumentum képe nem látszik.

A nyomtatási előzetesben a képek színesben, vagy fekete-fehérben jeleníthetők meg. A megjelenítés módját a nyomtatási előzetes ablakában, a View (Látvány) menü Preview Color almenüjében adhatjuk meg. Ha az Auto opciót választjuk, a program a nyomtató színeit utánozza: ha színes nyomtatóval nyomtatunk, akkor a nyomtatási előzetes is színes lesz, ha fekete-fehér nyomtatót használunk, a nyomtatási előzetes képei is így látszanak. Ha azt szeretnénk, hogy a nyomtatási előzetes mindig színes legyen, válasszuk a Color (Színes) opciót, a fekete-fehér nyomtatási előzeteshez pedig a Grayscale (Szürkeárnyalatos) opciót.

A nyomtatási előzetesben átméretezhetjük a nyomtatni kívánt objektumokat, anélkül, hogy a dokumentum objektumai megváltoznának. Ehhez nyissuk meg a nyomtatási előzetes ablakát a File (Fájl) menü Print Preview (Nyomtatási előzetes) parancsával, majd lapozzunk a megfelelő oldalra, válasszuk ki az eszköztárból a nyíl segédeszközt, és kattintsunk a rajzra. Ekkor megjelennek körülötte az átméretezésre szolgáló fogantyúk, melyeket a szokásos módon kell használni.

A kép méretét számértékekkel is megadhatjuk. Amikor kijelöljük azt a nyíl segédeszközzel, a kelléktárban megjelennek a helyzetének és a méretének beállítására szolgáló mezők. A kép új méretét két módon adhatjuk meg: a Width and Height (Szélesség és magasság) mezőben, a pontos méretekkel, vagy a Scale Factor (Skálázás mértéke) mezőben, az eredeti méret százalékos arányában. Ha a képet úgy szeretnénk átméretezni, hogy az arányai ne változzanak meg, nyomjuk be a méret megadására szolgáló mezők mellett található, lakatot ábrázoló gombot. Ha a lakat "zárva" van, a program az arányok megtartásával méretezi át az objektumot (tehát az egyik paraméter megváltoztatása maga után vonja a másik paraméter megváltozását).

Ne feledjük, hogy a dokumentum objektumai a nyomtatási előzetes ablakában csak egyszerre méretezhetők át, külön-külön nem. Ez az ablak ugyanis a nyomtatás előkészítésére szolgál, és nem az objektumok szerkesztésére. Az objektumok megváltoztatásához zárjuk be a nyomtatási előzetes ablakát, és térjünk vissza a rajzablakhoz.

Szükség esetén úgy is beállíthatjuk a nyomtatást, hogy az objektumok pontosan kitöltsék a rendelkezésre álló területet. Ehhez válasszuk a File (Fájl) menü Print (Nyomtatás) parancsát, vagy nyomjuk meg a standard eszköztárban található Print (Nyomtatás) gombot, majd kattintsunk a megnyíló ablakban a Layout fülre, és válasszuk ki az Image position within page (Kép helyzete a lapon) mezőből a Fit to page (Kitölti a lapot) rádiógombot.

Az objektumoknak nem csak a méretét, hanem a helyét is megváltoztathatjuk a nyomtatási előzetes ablakában. Ehhez nyissuk meg a nyomtatási előzetest a File (Fájl) menü Print Preview (Nyomtatási előzetes) parancsával, majd lapozzunk a megfelelő oldalra, válasszuk az eszköztárból a nyíl segédeszközt és kattintsunk a mozgatni kívánt objektumcsoportra. Ekkor megjelennek körülötte az átméretezésre szolgáló fogantyúk, és láthatóvá válik rajta a mozgatásra használható X alakú fogantyú is. Ezzel a megszokott módon tudjuk elmozgatni az objektumokat.

Ha precízen, számértékek megadásával szeretnénk áthelyezni az objektumokat a lapon, jelöljük ki azokat a nyíl segédeszközzel. Ekkor megjelennek a kelléktáron az objektumok helyének és méretének megváltoztatására szolgáló mezők, melyek közül a Top Left Corner Positon (Bal felső sarok pozíciója) mezőkkel lehet megadni az objektumok új helyét, pontosabban az azokat magukba foglaló képzeletbeli téglalap bal felső sarkának koordinátáit.

Ne feledjük, hogy a nyomtatási előzetes ablakában az azonos oldalon található objektumokat csak egyszerre mozgathatjuk el, külön-külön nem. Ha meg szeretnénk változtatni az objektumok egymáshoz viszonyított helyzetét, zárjuk be a nyomtatási előzetest az eszköztárban található Close (Bezárás) gombbal, majd végezzük el a kívánt műveleteket.

A program képes a nyomtatni kívánt objektumokat automatikusan elhelyezni a lapon. Ehhez nyissuk meg a nyomtatás párbeszédablakát a File (Fájl) menü Print (Nyomtatás) parancsával, majd kattintsunk a Layout fülre. Az objektumok automatikus elhelyezésére a Reposition images to (Képek áthelyezése ide) rádiógomb, és az ehhez tartozó lehulló lista szolgál. Kattintsunk a rádiógombra, majd válasszuk ki a lehulló listából, hogy hová szeretnénk rakni a lapon az objektumokat: